So werden bAV & Co. digital

Wenn es um betriebliche Vorsorgeangebote geht, sind viele Personen involviert: Mitarbeitende, Versicherer, Versicherungsmakler, Verantwortliche von Personal- und Finanzabteilung müssen Vorgänge untereinander abstimmen und abwickeln. Die Prozesse laufen dabei nur teilweise digital. Dadurch kann das betriebliche Vorsorgeangebot sehr kompliziert, zeit- und arbeitsintensiv für den Arbeitgeber sein.

Smarte Lösung für die betriebliche Altersversorgung

Funk Vorsorge bietet eine moderne und smarte Lösung: FuBIS – das Funk Benefit Information System. FuBIS stellt verschiedene Online-Portale zur Verfügung, über die ein Arbeitgeber seine Verwaltung und Mitarbeiterinformation und -beratung in die digitale Welt überführen kann. Kernstück von FuBIS ist dabei immer das Bestandsführungssystem für die Verwaltung. Das Bestandsführungssystem dient der Datenhaltung und -information. Insbesondere Daten zu Verträgen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und zum Versorgungswerk des Arbeitgebers sind hier hinterlegbar. Zudem werden Geschäftsvorfälle angestoßen und direkt an die Versicherer übermittelt. Die dafür benötigten Unterlagen können auf Wunsch auch digital vom Arbeitgeber unterschrieben werden.

Digitale Personalakte für eine schlanke Verwaltung

Ergänzt um das Arbeitgeberportal ergibt sich mit FuBIS for companies eine besonders schlanke und digitale Verwaltung der betrieblichen Altersversorgungsverträge. Das AG-Portal erfüllt dabei unter anderem die Funktion der digitalen Personalakte für alle Vertragsdaten und -unterlagen der Mitarbeitenden sowie aller allgemeinen rechtlichen Unterlagen. Papierakten sind damit überflüssig: Änderungsmeldungen gibt der Arbeitgeber direkt in das Portal ein. Darüber hinaus können zugangsberechtigte Personen dort stets den aktuellen Stand der Vertragsbestände einsehen, Listen zur Lohnbuchhaltung herunterladen und Daten sicher mit Funk Vorsorge austauschen.

Abgerundet wird das betriebliche Vorsorgeangebot durch einen Arbeitgeber, wenn auch die Mitarbeiterinformation- und beratung professionell betrieben werden. Dafür bietet Funk Vorsorge mit FuBIS for you ein Arbeitnehmerportal. Über das Arbeitnehmerportal können sich die Mitarbeitenden über alle Arten von Versorgungen des Arbeitgebers informieren – das gilt nicht nur für die bAV, sondern auch für weitere Benefits wie beispielsweise eine betriebliche Krankenversicherung, Zeitwertkonten, Firmenwagen und weitere Nebenleistungen. Für die bAV können individuelle Angebote berechnet und Anträge direkt gestellt werden – auch hier bald mit digitaler Unterschrift. Durch die direkte Anbindung an das Bestandsführungssystem finden die Mitarbeitenden außerdem ihre aktuellen Leistungswerte zu den Versorgungen und können die aktuellen arbeits- und versicherungsrechtlichen Vertragsunterlagen herunterladen. Das Besondere an FuBIS for you ist seine Tiefe bei der Darstellung der Versorgung und der Möglichkeiten zur Berechnung. Denn FuBIS for you kann alle Durchführungswege, alle Zuschusssituationen und Arbeitgeberbeiträge, alle Sonderregelungen und Ausnahmen, z. B. für einzelne Personenkreise, darstellen. Natürlich stellt Funk Vorsorge das Arbeitnehmerportal im Corporate Design des Arbeitgebers zur Verfügung und erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen, etwa durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Optimale Beratung zu den Versorgungen des Arbeitgebers

Egal für welche Ausprägung sich ein Arbeitgeber entscheidet: Wenn die Mitarbeiterberatung durch die Berater*innen von Funk erfolgt, wird auch der Beratungsprozess digital über ein Beraterportal unterstützt, sodass die Mitarbeitenden optimal zu den Versorgungen des Arbeitgebers informiert und beraten werden. Für Personalabteilungen bietet FuBIS damit den Vorteil einer digitalen Mitarbeiter-Akte über alle relevanten Unterlagen der Mitarbeitenden. Damit wird auch die Organisation der rechtlichen und vertraglichen Unterlagen an Funk ausgelagert, und alle Anfragen der Mitarbeitenden können über FuBIS und einen telefonischer Mitarbeiterservice gesteuert werden. Das entlastet den HR-Bereich und steigert gleichzeitig die Effizienz in der Mitarbeiterberatung und -administration der Versorgungen. Für die Mitarbeitenden ist das Angebot ständig verfügbar und kann ohne Zwischenstationen genutzt werden. Der Arbeitgeber kann daher mit FuBIS eine höhere Transparenz über alle angebotenen Benefits erreichen und damit die Wahrnehmung und Sichtbarkeit des Angebots erhöhen. So steigen die Wertschätzung und Attraktivität als Arbeitgeber. Der Wegfall von Papierpost kann außerdem zur Erfüllung von Nachhaltigkeitskriterien beitragen.

Die Digitalisierung der Vorsorge – FuBIS kurz vorgestellt: