Hinweisgebersystem der Funk Gruppe

Sie helfen uns, wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Funk oder auch andere Personen entgegen dem Interesse unseres Unternehmens oder sonst nicht korrekt handeln, und dies melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch andere Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn diese sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile.

Zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem allerdings nicht geeignet!

Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau. Nennen Sie das betroffene Funk-Unternehmen (Holding, Tochtergesellschaft, etc.), den Bereich (Niederlassung, Abteilung, etc.) und die beteiligten Personen sowie Zeit und Ort des Geschehens. Teilen Sie auch Namen möglicher Zeug*innen mit.

Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchte oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Binnen sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung, sofern Sie Kontaktdaten hinterlassen haben. Binnen weiterer drei Monate erhalten Sie eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit Ihrer Meldung sowie den getroffenen Maßnahmen: Bitte beachten Sie, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden.

Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung anonym abgeben.

Unser Hinweisgebersystem erfüllt die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwält*innen entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die für die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle bei Funk weitergeleitet werden.

Die Dokumentation Ihrer Meldung wird bei Funk spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.

Hinweisgebende Personen unterliegen einem gesetzlichen Schutz, wenn sie im Zeitpunkt der Meldung an die interne Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf ein Unternehmen der Funk Gruppe beziehen.

Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen in diesen Fällen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.

Ihnen stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Sie können Ihre Meldung persönlich, über das Webformular, telefonisch, per E-Mail oder per Brief einreichen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihre Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Dies sind beispielsweise:

• die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz,
• externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestelle; sowie
• die für spezielle Fälle zuständigen externe Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

Die Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gern weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.

Bitte reichen Sie Meldungen bevorzugt bei der internen Meldestelle ein, damit wir einem Verdacht oder Missstand intern zügig und sachgerecht nachgehen können.

Sie können auch solche Anfragen an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek richten (z. B. telefonisch oder per E-Mail). Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwält*innen gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.

Als Teil unseres Compliance Management Systems haben wir einen Meldekanal eingerichtet, über den Hinweise unternehmensbezogenen Missständen abgegeben werden können.

Zur Entgegennahme und Prüfung solcher Hinweise haben wir die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek als ausgelagerte interne Meldestelle beauftragt (nachfolgend: „Meldestelle“).

Verantwortliche Stelle

Im Rahmen der Bereitstellung des Links, der Sie zu der Meldestelle führt sowie im Rahmen der Aufklärung von Sachverhalten, die uns zu diesem Zweck gegebenenfalls von der Meldestelle zugetragen worden ist, ist verantwortliche Stelle die Funk Gruppe GmbH, Valentinskamp 20, 20354 Hamburg. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über unsere Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail über: datenschutz@funk-gruppe.de

Kategorien personenbezogener Daten

Sofern wir einen Bericht von der Meldestelle zwecks Aufklärung der Meldung erhalten, kann die Meldung die folgenden personenbezogenen Daten enthalten:

• Namen und sonstige personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person nur dann, wenn die hinweisgebende Person nicht anonym bleiben möchte und mit der Weitergabe an uns einverstanden ist;
• Namen und sonstige sich aus der Meldung ergebende personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt werden

Im Zuge der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts und der weiteren Bearbeitung können weitere personenbezogene Daten erhoben und von uns verarbeitet werden.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten dient der Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Verstöße im Zusammenhang mit unserem geschäftlichen Betrieb durch Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Dritte.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als hinweisgebende Person ist, sofern Sie Ihre Identität offenlegen und mit der Weitergabe Ihres Namens durch die ausgelagerte interne Meldestelle an uns einverstanden sind, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Soweit Sachverhalte betroffen sind, die dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterfallen, ist § 10 HinschG Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen als hinweisgebender Person sowie von der von dem Hinweis betroffenen Person(en).

Außerhalb des Anwendungsbereichs des HinschG ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen und der von der Meldung betroffenen Personen unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, soweit wir in bestimmten Bereichen gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Zudem können solche Verstöße nicht nur erheblichen wirtschaftliche Schäden verursachen, sondern auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen.

Weitergabe an Dritte

Wenn die Meldung ein anderes Unternehmen unserer Unternehmensgruppe betrifft, werden wir die Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen unserer Unternehmensgruppe weitergeben.

Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts werden wir möglicherweise an Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen weitergeben. Dies kann dann der Fall sein, wenn wir zur Offenlegung der Daten gesetzlich verpflichtet sind, oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greifen wir zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück.

Zudem binden wir möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 DSGVO und auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden.

Dauer der Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Aufklärung der Meldung und die sich daran gegebenenfalls anschließenden Maßnahmen erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht oder solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Soweit die Datenverarbeitung auf der Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise zu widerrufen.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Datenverarbeitung durch die Meldestelle

Wenn Sie eine Meldung an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek als ausgelagerte interne Meldestelle abgeben, erfasst diese die von Ihnen übermittelten Informationen als verantwortliche Stelle. Dies umfasst Ihre personenbezogenen Daten, sofern Sie diese offenlegen, und in der Regel die Namen und sonstigen personenbezogenen Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Näheres zum Umgang der Meldestelle mit Ihren personenbezogenen Daten ergibt sich aus der Datenschutzerklärung der Meldestelle.