Hinweisgebendensystem der Funk Gruppe

Haben Sie Kenntnis von Missständen oder Rechtsverstößen in den deutschen Unternehmen der Funk Gruppe oder auch nur einen Verdacht? Dann teilen Sie dies unserer internen Meldestelle bitte mit. Damit schützen und unterstützen Sie uns alle. Ihre Daten behandeln wir vertraulich, auf Wunsch bleiben Sie anonym. Wir gehen allen Hinweisen behutsam und verantwortungsvoll nach. Die Funk Gruppe hat mit der Entgegennahme von Meldungen und der ersten Kommunikation mit hinweisgebenden Personen die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek beauftragt.

Gemeldet werden kann ein Fehlverhalten von Mitarbeitenden in unserer Unternehmensgruppe als auch unserer Lieferanten und Dienstleister in Bezug auf mögliche Rechtsverstöße oder unternehmensschädigende Handlungen wie z.B. Korruption, Bestechung, Betrug, sonstige strafbare Handlungen, Kinderarbeit, Sklaverei, fehlende Arbeitssicherheit, Ausbeutung und Diskriminierung.

Den Hinweisgebenden entsteht durch eine Meldung keinerlei Nachteil. Meldungen können in deutscher und englischer Sprache erfolgen. Die Meldungen können auf Wunsch auch anonym erfolgen.

Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebendensystem nicht für Beschwerden gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf die Produkte oder Dienstleistungen der Funk Gruppe unzufrieden sein, wenden Sie sich bitte an Ihren jeweilige/n Ansprechpartner*in im Unternehmen.

Hinweisgebende Personen können Ihre Meldungen über das Webformular WhistleFox® abgeben:


Webformular (deutsch)

Webformular (englisch)


Alternativ können hinweisgebende Personen ihre Meldung persönlich, telefonisch, per Brief oder per E-Mail richten an

Rechtsanwalt Dr. Christoph Schork, LL.M.
Heuking Kühn Lüer Wojtek Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB
Magnusstraße 13
50672 Köln
Tel. 0221/2052547
E-Mail c.schork@heuking.de

Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau, nennen Sie das betroffene Funk-Unternehmen, die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens und teilen Sie Namen möglicher Zeug*innen mit. Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

Sie helfen uns, wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Funk oder auch andere Personen entgegen dem Interesse unseres Unternehmens oder sonst nicht korrekt handeln, und dies melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch andere Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn diese sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile.

Zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem allerdings nicht geeignet!

Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau. Nennen Sie das betroffene Funk-Unternehmen (Holding, Tochtergesellschaft, etc.), den Bereich (Niederlassung, Abteilung, etc.) und die beteiligten Personen sowie Zeit und Ort des Geschehens. Teilen Sie auch Namen möglicher Zeug*innen mit.

Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchte oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Binnen sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung, sofern Sie Kontaktdaten hinterlassen haben. Binnen weiterer drei Monate erhalten Sie eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit Ihrer Meldung sowie den getroffenen Maßnahmen: Bitte beachten Sie, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden.

Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung anonym abgeben.

Unser Hinweisgebersystem erfüllt die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwält*innen entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die für die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle bei Funk weitergeleitet werden.

Die Dokumentation Ihrer Meldung wird bei Funk spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.

Hinweisgebende Personen unterliegen einem gesetzlichen Schutz, wenn sie im Zeitpunkt der Meldung an die interne Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf ein Unternehmen der Funk Gruppe beziehen.

Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen in diesen Fällen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.

Ihnen stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Sie können Ihre Meldung persönlich, über das Webformular, telefonisch, per E-Mail oder per Brief einreichen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihre Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Dies sind beispielsweise:

  • die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz,
  • externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestelle; sowie
  • die für spezielle Fälle zuständigen externe Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

Die Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gern weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.

Bitte reichen Sie Meldungen bevorzugt bei der internen Meldestelle ein, damit wir einem Verdacht oder Missstand intern zügig und sachgerecht nachgehen können.

Sie können auch solche Anfragen an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek richten (z. B. telefonisch oder per E-Mail). Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwält*innen gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.

Als Teil unseres Compliance Management Systems haben wir einen Meldekanal eingerichtet, über den Hinweise unternehmensbezogenen Missständen abgegeben werden können.

Zur Entgegennahme und Prüfung solcher Hinweise haben wir die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek als ausgelagerte interne Meldestelle beauftragt (nachfolgend: „Meldestelle“).

 

Verantwortliche Stelle

Im Rahmen der Bereitstellung des Links, der Sie zu der Meldestelle führt sowie im Rahmen der Aufklärung von Sachverhalten, die uns zu diesem Zweck gegebenenfalls von der Meldestelle zugetragen worden ist, ist verantwortliche Stelle die Funk Gruppe GmbH, Valentinskamp 20, 20354 Hamburg. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über unsere Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail über: datenschutz@funk-gruppe.de

 

Kategorien personenbezogener Daten

Sofern wir einen Bericht von der Meldestelle zwecks Aufklärung der Meldung erhalten, kann die Meldung die folgenden personenbezogenen Daten enthalten:

  • Namen und sonstige personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person nur dann, wenn die hinweisgebende Person nicht anonym bleiben möchte und mit der Weitergabe an uns einverstanden ist;
  • Namen und sonstige sich aus der Meldung ergebende personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt werden

Im Zuge der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts und der weiteren Bearbeitung können weitere personenbezogene Daten erhoben und von uns verarbeitet werden.

 

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten dient der Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Verstöße im Zusammenhang mit unserem geschäftlichen Betrieb durch Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Dritte.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als hinweisgebende Person ist, sofern Sie Ihre Identität offenlegen und mit der Weitergabe Ihres Namens durch die ausgelagerte interne Meldestelle an uns einverstanden sind, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Soweit Sachverhalte betroffen sind, die dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterfallen, ist § 10 HinschG Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen als hinweisgebender Person sowie von der von dem Hinweis betroffenen Person(en).

Außerhalb des Anwendungsbereichs des HinschG ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen und der von der Meldung betroffenen Personen unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, soweit wir in bestimmten Bereichen gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Zudem können solche Verstöße nicht nur erheblichen wirtschaftliche Schäden verursachen, sondern auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen.

 

Weitergabe an Dritte

Wenn die Meldung ein anderes Unternehmen unserer Unternehmensgruppe betrifft, werden wir die Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen unserer Unternehmensgruppe weitergeben.

Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts werden wir möglicherweise an Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen weitergeben. Dies kann dann der Fall sein, wenn wir zur Offenlegung der Daten gesetzlich verpflichtet sind, oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greifen wir zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück.

Zudem binden wir möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 DSGVO und auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden.

 

Dauer der Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Aufklärung der Meldung und die sich daran gegebenenfalls anschließenden Maßnahmen erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht oder solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

 

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Soweit die Datenverarbeitung auf der Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise zu widerrufen.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

 

 

Datenverarbeitung durch die Meldestelle

Wenn Sie eine Meldung an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek als ausgelagerte interne Meldestelle abgeben, erfasst diese die von Ihnen übermittelten Informationen als verantwortliche Stelle. Dies umfasst Ihre personenbezogenen Daten, sofern Sie diese offenlegen, und in der Regel die Namen und sonstigen personenbezogenen Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Näheres zum Umgang der Meldestelle mit Ihren personenbezogenen Daten ergibt sich aus der Datenschutzerklärung der Meldestelle.

Verfahrensordnung gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Die Funk Gruppe GmbH, als verpflichtete Obergesellschaft der Funk Gruppe (nachfolgend die Funk Gruppe GmbH und die mit ihr verbundenen Gesellschaften auch gemeinsam „Funk Gruppe“ genannt) hat ein Beschwerdeverfahren in Gestalt einer unternehmensinternen Meldestelle zur Entgegennahme von Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in der Lieferkette sowie Verletzungen menschenrechtsbe-zogener und umweltbezogener Pflichten eingerichtet. Diese Meldestelle wurde an die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek ausgelagert („ausgelagerte interne Meldestelle“).

Über diese ausgelagerte interne Meldestelle sollen Risiken und Pflichtverstöße gemeldet werden, die durch das wirtschaftliche Handeln der Funk Gruppe GmbH in ihrem eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines unmittelbaren Zulieferers der Funk Gruppe GmbH entstanden sind.

Die ausgelagerte interne Meldestelle ist Bestandteil des Compliance Management Systems der Funk Gruppe. Sie hilft, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen in den Lieferketten der Funk Gruppe frühzeitig aufzudecken (Frühwarnsystem) und soll Betroffene vor Schäden und Nachteilen aufgrund der Verletzung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Pflichten sowie entsprechenden Risiken schützen (Zugang zu angemessener Abhilfe). Menschenrechtliche oder umweltbezogene Missstände können nicht nur die Betroffenen nachhaltig schädigen, sondern auch eine empfindliche Haftung der Funk Gruppe sowie der verantwortlichen Beschäftigten der Funk Gruppe auslösen. Diesen Gefahren soll mithilfe der ausgelagerten internen Meldestelle vorgebeugt werden. 

Die Funk Gruppe sichert einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit allen eingehenden Hinweisen zu, gewährleistet eine vertrauliche, neutrale und objektive Behandlung und sorgsame Prüfung der etwaig erforderlichen Maßnahmen. Mithilfe von Hinweisgebermeldungen sollen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und diesbezügliche Verstöße in den Unternehmen sowie Lieferketten der Funk Gruppe aufgedeckt, interne Prozesse optimiert und das Vertrauen der Beschäftigten, Kunden und Lieferanten in die Unternehmen der Funk Gruppe und ihre Herstellungs- und Beschaffungsprozesse gestärkt werden. 

Das Beschwerdesystem schützt insbesondere die Hinweisgebenden, aber auch die betroffenen Personen, vor Nachteilen, die diesen durch Hinweisgebermeldungen entstehen könnten. Dabei legt die Funk Gruppe größtmöglichen Wert darauf, alle Hinweisgebermeldungen vertraulich zu behandeln.

Das Beschwerdesystem der Funk Gruppe erfüllt dabei die gesetzlichen Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie weiterer einschlägiger Vorschriften und Gesetze (beispielsweise der Datenschutzgrundverordnung). 

Diese öffentlich zugängliche Verfahrensordnung erläutert, wer welche Sachverhalte melden kann, wie dies im Einzelnen erfolgt, welche Verfahrensschritte dabei vorgesehen sind und was nach einer Hinweisgebermeldung passiert und zu beachten ist.

Hinweise können von allen Personen gemeldet werden, denen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten in Zusammenhang mit der Tätigkeit der Funk Gruppe bekannt geworden sind (nachfolgend: „hinweisgebende Personen“). Dies sind insbesondere Betroffene von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken beziehungsweise Betroffene und Geschädigte von Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, wie etwa Beschäftigte der Funk Gruppe (Arbeitnehmende, zur Berufsbildung Beschäftigte, Leiharbeitnehmende sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbstständigkeit als arbeitnehmerähnliche Person anzusehen sind). 

Zudem können Hinweisgebermeldungen durch Dritte erfolgen, die in einer irgendwie gearteten Beziehung oder in Kontakt zu der Funk Gruppe stehen und dort einen Verstoß oder Missstand beobachten, wie Honorarkräfte, freie Mitarbeitende, Mitarbeitende und Beschäftigte von (Unter-) Auftragnehmenden, LieferantInnen, GeschäftspartnerInnen und KundInnen. Die Geschäftspartner der Funk Gruppe werden angehalten, ihre Mitarbeitenden, als potenziell Betroffene, über das Beschwerdesystem der Funk Gruppe in Kenntnis zu setzen.
Auch externen, nicht direkt betroffene Personen, die in (noch) keiner Beziehung (oder keiner Beziehung mehr) zu der Funk Gruppe beziehungsweise ihren unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern stehen, steht die Meldestelle für die genannten Zwecke offen.

Gemeldet werden können und sollen alle Sachverhalte, die in den Anwendungsbereich des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fallen und deren Hinweisgebermeldung der Entdeckung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken sowie der Aufklärung, Minimierung und Beendigung von Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten dient. 

Hinweis: Menschenrechtliche Risiken sind Zustände, bei denen aufgrund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen eines der folgenden Verbote droht:

  • Verbot von Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Sklaverei
  • Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes und der Koalitionsfreiheit
  • Diskriminierungsverbot 
  • Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns 
  • Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, einer Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung, schädlichen Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs
  • Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung und das Verbot des widerrechtlichen Entzugs von Land, von Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert
  • Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte, wenn bei dem Einsatz der Sicherheitskräfte aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Unternehmens gesetzliche Verbote missachtet, verletzt oder beeinträchtigt werden
  • Verbot eines über diese Alternativen hinausgehenden Tuns oder pflichtwidrigen Unterlassens, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist

Eine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen Pflicht ist der Verstoß gegen eines der zuvor genannten Verbote.

Umweltbezogene Risiken sind Zustände, bei denen aufgrund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen eines der folgenden Verbote droht:

  • Verbot der Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten, der Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen bei Herstellungsprozessen sowie der Behandlung von Quecksilberabfällen entgegen den Bestimmungen der einschlägigen Übereinkommen
  • Verbot der Produktion und Verwendung von Chemikalien entgegen der Bestimmung der einschlägigen Übereinkommen
  • Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen nach den Regelungen der einschlägigen Übereinkommen
  • Verbot der Ausfuhr und Einfuhr gefährlicher Abfälle und anderer Abfälle im Sinne der einschlägigen Übereinkommen und europäischen Verordnungen.

Eine Verletzung einer umweltbezogenen Pflicht ist der Verstoß gegen eines der zuvor genannten Verbote. Von dem genannten Anwendungsbereich erfasst sind auch alle Hinweisgebermeldungen, die eine Beilegung von Streitfällen und die Regulierung von Schadensfällen Betroffener fördern.

Die Hinweisgebermeldung eines bloßen Risikoverdachts oder eines Verstoßes ist erlaubt, wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und dass diese Informationen einen melderelevanten Sachverhalt darstellen.

Es ist nicht erforderlich, dass die hinweisgebende Person für eine Hinweisgebermeldung vollständige Kenntnis oder Beweise für den Verdacht hat. Ausreichend für eine Hinweisgebermeldung ist bereits die begründete Vermutung. Das heißt: hinreichende tatsächliche Anhaltspunkte dafür, dass ein entsprechender Verstoß begangen worden ist oder werden soll oder ein entsprechendes Risiko eingetreten ist oder eintreten wird. 
Hinweisgebende Personen, die sich unsicher sind, ob ihre Hinweisgebermeldung im Zusammenhang mit den Vorschriften des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes steht, können sich hierzu jederzeit bei der Meldestelle informieren.

Hinweisgebende Personen haben die Möglichkeit auf den folgenden Wegen Hinweisgebermeldungen vorzunehmen:

a) Meldestelle
Die Funk Gruppe hat die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer ausgelagerten internen Meldestelle beauftragt. Diese ist telefonisch für hinweisgebende Personen unter folgenden Kontaktdaten zu den regulären Geschäftszeiten (Mo.-Fr. 9-18 Uhr) erreichbar; Briefe und Emails können auch außerhalb dieser Zeiten versendet werden, werden allerdings nur zu den regulären Ge-schäftszeiten bearbeitet: Rechtsanwalt Dr. Christoph Schork, LL.M. Email: c.schork@heuking.de, Heuking Kühn Lüer Wojtek, Magnusstraße 13 50672 Köln, Telefon: +49 (0) 221 2052-547.

Die Hinweise werden von erfahrenen AnwältInnen bei Heuking Kühn Lüer Wojtek aufgenommen und bearbeitet und im Anschluss in rechtskonformer Art und Weise an die für Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle der Funk Gruppe weitergeleitet. 

Die Einreichung von Beschwerden ist grundsätzlich kostenfrei für die Hinweisgebenden. Etwaige Kosten für eine telefonische oder postalische Meldung werden auf Nachweis ersetzt. Bei anonymen Meldungen ist dies unter Umständen nicht möglich, weshalb die Funk Gruppe empfiehlt, anonyme Meldungen über einen grundsätzlich kostenlosen Meldekanal wie das elektronische Meldeformular oder eine E-Mail einzureichen. 

b) Meldekanäle
Die Hinweisgebermeldung kann bei der Meldestelle unter den zuvor genannten Kontaktdaten und Zeiten:

c) Kommunikation und Streitbeilegung
Die an Heuking Kühn Lüer Wojtek ausgelagerte interne Meldestelle steht der hinweisgebenden Person unter den Meldekanälen für Rückfragen und einer Erörterung des mitgeteilten Sachverhalts mit erfahrenen AnwältInnen zur Verfügung. Auf dieses Angebot wird die hinweisgebende Person auch im Rahmen der Bestätigungsmail nochmals ausdrücklich hingewiesen. 

Hat die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit angegeben und sich mit der Kontaktaufnahme einverstanden erklärt, besteht die Möglichkeit der beidseitigen Rückfragen und Rücksprache im Hinblick auf den gemeldeten Sachverhalt sowie den Bearbeitungsstand der Hinweisgebermeldung sowie zum Zwecke der Streitbeilegung. 

Die vertrauliche Behandlung aller Hinweise und Daten an die Meldestelle wird zu jeder Zeit und in jedem Bearbeitungsschritt sichergestellt. Dies betrifft insbesondere die Identität und die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie der von dem Hinweis betroffenen Person(en). Nur einzelne, zuvor festgelegte, befugte und zum vertrauensvollen Umgang verpflichtete Personen haben Zugriff auf eingehende Hinweisgebermeldungen und Informationen über die Bearbeitung der Hinweisgebermeldung beziehungsweise Folgemaßnahmen.

Dies sind in der Regel die zuständigen Personen der (ausgelagerten) internen Meldestelle bei Heuking Kühn Lüer Wojtek sowie der Compliance Manager und der für Recht/Compliance verantwortliche Geschäftsführer der Funk Gruppe GmbH. Die gemeldeten Daten werden vertraulich behandelt, nicht proaktiv Dritten mitgeteilt und vor dem Zugriff durch unbefugte Personen geschützt. 

Die AnwältInnen bei Heuking Kühn Lüer Wojtek sind im Rahmen der Aufnahme, Bearbeitung und Weiterleitung der Hinweise zur beruflichen Verschwiegenheit verpflichtet. Die zuständigen Personen der Funk Gruppe werden im Einzelfall entweder durch entsprechende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder mithilfe von Zusatzverein-barungen verpflichtet und wurden durch Schulungen  zur Verschwiegenheit angehalten.

Betrifft die Hinweisgebermeldung nicht die Funk Gruppe GmbH, sondern ein anderes Unternehmen der Funk Gruppe oder eine andere Organisationseinheit, kann das Unternehmen die Inhalte der Hinweisgebermeldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen oder an diese Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung der Hinweisgebermeldung weitergeben.

Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greift die Funk Gruppe zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger wie Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück. Zudem werden möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister eingebunden, die für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden. Auch diese können von den Inhalten der Hinweisgebermeldung Kenntnis erlangen, werden jedoch zum vertraulichen Umgang mit den betroffenen Daten verpflichtet.

Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, müssen trotz der Wahrung der Vertraulichkeit in Ausnahmesituationen an Behörden, Gerichte oder Dritte weitergegeben werden. Dies ist dann der Fall, wenn die Offenlegung dieser Informationen an diese für die Funk Gruppe verpflichtend ist, wie beispielsweise im Rahmen einer behördlichen Untersuchung (wie eines Ermittlungsverfahrens) oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Außerdem müssen die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen durch die Funk Gruppe auch gegenüber sonstigen in der Meldung genannten Personen offengelegt werden. 

In diesen Fällen der Weitergabe der Informationen durch die Funk Gruppe wird die hinweisgebende Person – insoweit ihre Identität und/oder Kontaktmöglichkeiten der Funk Gruppe bekannt sind – durch den Compliance Manager der Funk Gruppe über die Offenlegung und die Gründe hierfür schriftlich unterrichtet, bevor die Weitergabe der Information erfolgt. Diese Mitteilung unterbleibt, wenn die zuständige Behörde oder das Ge-richt der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information entsprechende Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Es besteht zudem die Möglichkeit für Hinweisgeber, Hinweisgebermeldungen anonym vorzunehmen.

Sämtliche mit der Hinweisgebermeldung beziehungsweise mit der Aufklärung des Sachverhalts vertrauten Personen handeln bei der Bearbeitung der Hinweisgebermeldung unparteiisch. Insbesondere handeln diese unabhängig und unbeeinflusst von der Funk Gruppe und sind an Weisungen (der Funk Gruppe) betreffend ihre Tätigkeit in Zusammenhang mit der Hinweisgeberstelle nicht gebunden. Sie werden im Einzelfall entweder durch entsprechende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder mithilfe von Zusatzvereinbarungen verpflichtet und durch Schulungen zu unparteiischem Handeln angehalten.

Nachdem die Hinweisgebermeldung bei der Meldestelle eingegangen ist, wird sie aufgenommen und weiterverarbeitet. Falls geboten, werden nach Prüfung der Hinweisgebermeldung Folgemaßnahmen (Präventions- und Abhilfemaßnahmen) eingeleitet. Das Prozedere nach Eingang einer Hinweisgebermeldung bei der Meldestelle sieht in der Regel die folgenden Schritte vor:

a) Eingangsbestätigung und Protokollprüfung
Die hinweisgebende Person erhält unverzüglich, spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Eingang ihrer Hinweisgebermeldung bei der Meldestelle eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle, sofern sie im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung eine Kontaktmöglichkeit für eine Rückmeldung mitgeteilt hat. Die Eingangsbestätigung weist unter anderem die von der hinweisgebenden Person getätigten personenbezogenen Daten und den mitgeteilten Sachverhalt aus. Wurde durch die Meldestelle ein Inhaltsprotokoll einer (mündlichen) Hinweisgebermeldung gefertigt, erhält die hinweisgebende Person zudem durch die Meldestelle die Gelegenheit, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen, sofern sie im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung eine Kontaktmöglichkeit für eine Rückmeldung mitgeteilt hat. Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so können Eingangsbestätigung wie auch Protokollprüfung nicht erfolgen.

b) Filterung und Steuerung 
Die Meldestelle prüft nach Eingang der Hinweisgebermeldung den gemeldeten Sachverhalt auf Grundlage der mitgeteilten Tatsachen zunächst auf Stichhaltigkeit und Glaubhaftigkeit sowie auf seine Relevanz für die Funk Gruppe. Eine Weiterbearbeitung des eingegangenen, glaubhaften und stichhaltigen Hinweises (Weiterleitung des Sachverhalts an die zuständige Stelle im Unternehmen, Aufklärung des Sachverhalts, Ergreifen von Folgemaßnahmen) erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgesehen und/oder rechtlich zulässig ist. Um dies zu prüfen, wird der gemeldete Sachverhalt zunächst im Hinblick auf die Anwendbarkeit der gesetzlichen Meldemöglichkeit nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz geprüft und nach der Art der mitgeteilten Risiken und Verstöße eingeordnet. Nicht schlüssige, nicht nachvollziehbare, nicht stichhaltige oder unglaubhafte Hinweisgebermeldungen werden durch die ausgelagerte interne Meldestelle inhaltlich nicht weiterbearbeitet (sog. grundlose Hinweisgebermeldungen). Dies gilt auch für grundlose Hinweisgebermeldungen, die in keinerlei Zusammenhang zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder der Aufklärung, Minimierung und Beendigung von Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten stehen. Es wird in diesen Fällen lediglich ein anonymisierter Bericht ohne personenbezogene Daten darüber gefertigt und zu den Akten genommen, dass ein solcher Hinweis eingegangen ist, nebst Begründung, warum die personenbezogenen Daten nicht verarbeitet und der Hinweis nicht weiterbearbeitet wird. Die hinweisgebende Person wird durch die Meldestelle – insoweit diese im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung eine Kontaktmöglichkeit angegeben hat – über die unterlassene weitere Bearbeitung ihres Hinweises informiert. Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Meldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so kann diese Information nicht erfolgen. Zur Klarstellung: Hinweise auf Regelverstöße oder ein sonstiges Fehlverhalten stellen keine grundlose Hinweisgebermeldung im o.g. Sinne dar und bleiben daher von dieser Regelung ausgenommen. Hat die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit angegeben und sich mit der Kontaktaufnahme einverstanden erklärt, besteht die Möglichkeit der beidseitigen Rückfragen und Rücksprache im Hinblick auf den gemeldeten Sachverhalt sowie den Bearbeitungsstand der Meldung. Kontaktaufnahmen zwischen hinweisgebenden Personen und der Meldestelle ermöglichen insbesondere die weitere Verarbeitung der Meldung in Fällen zunächst „unzureichender“ Meldungen: Darf eine Meldung auf Grundlage der der Meldestelle vorliegenden Informationen aus rechtlichen Gründen nicht weiter geprüft werden, besteht vor ihrer Löschung die Möglichkeit der ergänzenden Informationsbeschaffung: Entweder kann die hinweisgebende Person die Meldestelle aufgrund des entsprechenden Hinweises erneut kontaktieren und die fehlenden und für die weitere Prüfung erforderlichen Informationen nachliefern, oder die Meldestelle kann die hinweisgebende Person kontaktieren und weitere Informationen oder Unterlagen anfragen.

c) Bericht
Die ausgelagerte interne Meldestelle erstellt im Anschluss an das dargestellte Prozedere und nach rechtlicher Prüfung – gegebenenfalls anonymisiert (vgl. zuvor) – einen Bericht über die Hinweisgebermeldung, der alle relevanten und datenschutzrechtlich zulässigen Informationen der Hinweisgebermeldung enthält. Dieser Bericht wird in einem nächsten Schritt sodann an die zuständige Stelle im Unternehmen, den Compliance Manager der Funk Gruppe, weitergeleitet. Der Compliance Manager ist ab diesem Zeitpunkt für die weitere rechtskonforme und vertrauliche Bearbeitung der Hinweisgebermeldung zuständig. Die weitere Behandlung der Hinweisgebermeldung sowie alle weiteren Maßnahmen betreffend die Hinweisgebermeldung erfolgen unter Achtung des Vertraulichkeitsgebots durch jede mit einer Hinweisgebermeldung befasste Person und Stelle. Insoweit der Bericht der Hinweisgebermeldung oder auch einzelne Informationen aus diesem an andere unternehmensinterne Personen oder unternehmensinterne Stellen oder auch Dritte weitergeleitet werden soll (beispielsweise zur Durchführung von Folgemaßnahmen), ist die Rechtmäßigkeit und Zulässigkeit dieser Informationsweitergabe vorab rechtlich zu prüfen und die vertrauliche Behandlung durch die zuständige Stelle im Unternehmen vorab sicherzustellen. Insbesondere sind die Personen, die von diesen Daten Kenntnis erlangen dürfen, sowie der Prozess der beabsichtigten Datenverarbeitung vorab zu definieren. Alle adressierten Personen sind auf das Vertraulichkeitsgebot ausdrücklich hinzuweisen und verpflichten sich zur Wahrung desselben.

d) Folgemaßnahmen
Die zuständige Stelle im Unternehmen prüft nach Eingang der Hinweisgebermeldung den gemeldeten Sachverhalt auf Grundlage der mitgeteilten Tatsachen und auf Grundlage der dort vorliegenden Informationen auf Stichhaltigkeit und Glaubhaftigkeit sowie die Möglichkeit der weiteren Datenverarbeitung. Liegt ein begründeter Verdachtsfall vor, besteht eine Verpflichtung der Funk Gruppe vertreten durch ihre Unternehmensleitung – unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften – Nachforschungs- sowie Folgemaßnahmen einzuleiten. Der Compliance Manager der Funk Gruppe entscheidet (ggf. in Absprache mit der Geschäftsführung sowie der ausgelagerten internen Meldestelle) über die Wahl und die Durchführung derselben. Folgemaßnahmen können unter anderem sein:

  • (Weitere) Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person
  • Durchführung interner Untersuchungen im eigenen Geschäftsbereich oder bei den betroffenen Lieferanten oder der jeweiligen Organisationseinheit, dies ggf. durch eine beauftragte Stelle (z. B. Rechtsanwaltskanzlei)
  • Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen und Arbeitseinheiten
  • Verweisung der hinweisgebenden Person an eine andere (zuständige) Stelle
  • Abschluss des Verfahrens 
  • Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Stelle bei dem Unternehmen oder der jeweiligen Organisationseinheit oder an eine zuständige Behörde zwecks Einleitung von präventiven Maßnahmen oder Abhilfemaßnahmen

Diese sowie weitere Folgemaßnahmen können auch durch die mit der Wahrnehmung der Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek im Auftrag des Unternehmens durchgeführt werden.

e) Erörterung des Sachverhalts und Angebot der Streitbeilegung
Ziel des Beschwerdesystems der Funk Gruppe ist unter anderem, menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflichten im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes aufzudecken und zu minimieren oder zu beenden. Vor diesem Hintergrund kann die Funk Gruppe nach Erörterung des Sachverhalts zwischen der ausgelagerten internen Meldestelle und der hinweisgebenden Person dieser auch ein Verfahren zur Streitbeilegung anbieten. 

f) Abschließende Rückmeldung durch die Meldestelle
Sofern die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit gegenüber der Meldestelle mitgeteilt hat, erhält sie spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Hinweisgebermeldung von dem Compliance Manager der Funk Gruppe eine Rückmeldung, welche Folgemaßnahmen in Hinblick auf ihren Hinweis geplant sind oder ergriffen wurden und welche Gründe dieser Entscheidung zugrunde liegen. Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so kann diese Information nicht erfolgen.

g) Datenschutz
Die Nutzung der Hinweisgebermeldestelle ist freiwillig. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere im Hinblick auf die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie von der Hinweisgebermeldung betroffener Personen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes. Für die Datenverarbeitung der Hinweisgebermeldungen innerhalb der Funk Gruppe gelten die folgenden Datenschutzhinweise. Für die Datenverarbeitung durch Heuking Kühn Lüer Wojtek gelten die dortigen Datenschutzhinweise.

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist durch die Funk Gruppe mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen. Eine anlassbezogene Überprüfung findet statt, wenn die Funk Gruppe mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder Etablierung eines neuen Geschäftsfeldes der Funk Gruppe. Die Überprüfung wird bei Bedarf unverzüglich wiederholt und die entsprechenden Maßnahmen unverzüglich aktualisiert. 

Hinweisgebende Personen, die einen Verdacht über einen melderelevanten Sachverhalt melden, werden geschützt. Sie dürfen und sie werden nicht wegen ihrer Hinweisgebermeldung gemaßregelt. Eine Maßregelung oder Repressalie wegen eines solchen Hinweises ist gesetzlich verboten und kann sowohl eine zivilrechtliche Haftung (Schadenersatz) als auch eine ordnungswidrigkeitenrechtliche Verantwortlichkeit der verantwortlichen Personen beziehungsweise der Funk Gruppe zur Folge haben.

Hinweisgebende Personen haben also keine nachteiligen Folgen strafrechtlicher, zivilrechtlicher oder arbeitsrechtlicher Art zu befürchten. Insbesondere drohen Hinweisgebern keine nachteiligen Folgen betreffend ihrer arbeitsvertraglichen Stellung oder ihres beruflichen Fortkommens in der Funk Gruppe. Dies gilt auch, insoweit sich ein Hinweis nachträglich als unberechtigt erweist. Gleichermaßen toleriert die Funk Gruppe in keinster Weise irgendwelche Vergeltungsmaßnahmen oder Benachteiligungen der hinweisgebenden Personen aufgrund der Nutzung der Hinweisgebermeldestelle. Allerdings gilt dies nicht, wenn hinweisgebende Personen bewusst und vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahre Hinweise melden. In diesem Fall behält sich die Funk Gruppe zivilrechtliche, arbeitsrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen im rechtlich zulässigen Rahmen vor.

Für Rückfragen haben alle von dieser Verfahrensordnung betroffenen Personen folgende Kontaktmöglichkeiten:

  • Ausgelagerte interne Hinweisgeberstelle der Funk Gruppe: Rechtsanwalt Dr. Christoph Schork, LL.M., Heuking Kühn Lüer Wojtek, Magnusstraße 1350672 Köln, Email: c.schork@heuking.de, Telefon: +49 (0) 221 2052-547
  • zuständige Stelle im Unternehmen: Compliance Manager Dr. Frank Hennings, Funk Gruppe GmbH, Valentinskamp 20 20354 Hamburg, Email: f.hennings@funk-gruppe.de, Telefon: +49 (0) 40 359 14-631, Telefax: +49 (0) 40 359 14-73631