Datenschutzhinweise nach Art. 12 – 13 DSGVO
zur Durchführung von Umfragen, Quizzen u.ä. unter Verwendung von Microsoft Forms
Stand Oktober 2022
Im Folgenden informieren wir Sie über die Datenverarbeitungen im Rahmen von Befragungen unter Verwendung von Microsoft Forms. Zur Vereinheitlichung verwenden wir den Begriff „Umfrage“ im Folgenden für jedwede Art einer Befragung, eines Quizzes, Gewinnspiels o.ä. über Microsoft Forms.
Umfragen erfolgen regelmäßig in anonymer Form. Die Teilnahme ist in jedem Fall freiwillig.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die verantwortliche Stelle ist das Unternehmen der Funk Gruppe, das Sie zu der Teilnahme an der Umfrage eingeladen hat. Wir bitten Sie, diese Information der Signatur unserer Einladungsemail zu entnehmen.
Sie können uns jederzeit unter welcome[at]funk-gruppe.de kontaktieren.
Für eine Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzbeauftragten wenden Sie sich bitte an datenschutz[at]funk-gruppe.de.
Zweck der Umfrage
Einzelheiten zum Zweck der konkreten Umfrage finden Sie in Ihrer Einladungsemail.
Datenverarbeitung im Zuge der Umfrage
Wir verarbeiten sämtliche Informationen, die Sie im Rahmen der Umfrage angeben. Die abgefragten Informationen beinhalten in der Regel keine personenbezogenen Daten. Sie können an der Umfrage teilnehmen, ohne dass der jeweilige Ersteller der Umfrage sehen kann, dass Sie an der Umfrage teilgenommen haben. Soweit in einer Umfrage doch einmal personenbezogene Daten von Ihnen abgefragt werden, oder Sie solche Daten von sich aus preisgeben (wie z.B. bei der Teilnahme an einem Quiz), sind diese Angaben freiwillig.
Zum Zwecke der Durchführung und Auswertung unserer Umfrage nutzen wir Onlineformulare von Microsoft Forms, eine Anwendung der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Die Umfragen werden automatisiert durch Microsoft als Drittdienstleister ausgewertet und uns ausschließlich anonymisiert, in Form statistischer Auswertungen zur Verfügung gestellt. Anhand dieser Auswertungen kann keine Verbindung zwischen den gegebenen Antworten und Ihnen als teilnehmende Personen hergestellt werden.
Wenn Sie eine bei der Funk Gruppe beschäftigte Person sind und an der Umfrage teilnehmen, während Sie mit Ihrem Microsoft-Account unserer Organisation angemeldet sind, ist es theoretisch möglich, dass der Umstand Ihrer Teilnahme sowie die Information darüber, welche Fragen Sie beantwortet haben, IT-Administratoren im Rahmen von Berichten zugänglich wird. Auch den IT-Administratoren ist es jedoch nicht möglich zu sehen, wie Sie auf einzelne Fragen geantwortet haben.
Die Daten werden in einer geschützten Umgebung auf Servern von Microsoft in der EU gespeichert. Trotz des Serverstandortes in Europa kann aufgrund der Rechtslage in den USA nicht gänzlich ausgeschlossen werden, dass Daten auch in die USA übermittelt werden. Um ein höchstmögliches Maß an Datenschutz zu gewährleisten, haben wir mit Microsoft sogenannte EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO für den Schutz Ihrer Daten vorsehen.
Neben der Datenverarbeitung durch uns verarbeitet Microsoft selbst Nutzungs- und Metadaten (u.a. IP-Adresse) zu Sicherheitszwecken und zur Optimierung des eigenen Services. Im Rahmen der Nutzung des MS Forms-Formulars kann Microsoft Cookies auf Rechnern der Nutzer für Zwecke der Webanalyse oder zur Beibehaltung der Nutzer-Einstellungen setzen. Wenn Sie das Speichern von Cookies verhindern wollen, können Sie dies über die Einstellungen in Ihrem Internetbrowser. Alternativ können Sie auch sogenannte Ad-Blocker installieren. Zudem können Sie bereits auf Ihrem Endgerät gespeicherte Cookies jederzeit löschen. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz bei Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Die Daten aus den Umfragen werden auf Servern von Microsoft in der EU anonymisiert gespeichert. Sollten die Fragen eine Angabe von personenbezogenen Daten betreffen, so werden diese nach einem halben Jahr gelöscht.
Rechtsgrundlagen
Die Teilnahme an der Umfrage ist freiwillig und in aller Regel ohne Angabe von personenbezogenen Daten über Sie (oder Ihr Unternehmen) möglich. Bei Nichtteilnahme entstehen Ihnen keine Nachteile. Sie können sich auch im Laufe der Teilnahme vor dem Absenden jederzeit noch entscheiden, Ihre Antworten nicht abzuschicken. Soweit doch einmal personenbezogene Daten Gegenstand der Umfrage sind, ist die Rechtsgrundlage Ihre durch die Teilnahme an der Umfrage freiwillig erteilte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Die Verarbeitung der technischen Daten im Rahmen von Microsoft Forms beruht auf unserem berechtigten Interesse an effizienten und sicheren Verwaltungsprozessen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Sonstiges
Weitere Angaben zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten als betroffene Person, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf unserer Website.