Wie der Betrieb sicher wieder hochfährt

Als Reaktion auf das Coronavirus und die damit verbundenen Maßnahmen kam es in vielen Branchen zu einem Shutdown. Nun hat die Regierung einige Regelungen gelockert; Unternehmen planen die Rückkehr der Belegschaft oder den Wiederanlauf bzw. die Erhöhung der Produktion. Auch wenn ungewiss ist, ob es zu einem zweiten Shutdown kommt, können jetzt erste Schritte vorbereitet werden.

Neue gesetzliche Vorgaben erfüllen

Die Gefährdung durch das Coronavirus stellt spezielle Anforderungen an den Arbeitsschutz. Um diesen gerecht zu werden und um die Gesundheit aller Kollegen zu schützen, sollten Unternehmen Leitlinien definieren. Als Grundlage kann hier der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard dienen, den das Bundesministerium für Arbeit und Soziales veröffentlicht hat. Die wichtigsten Punkte:

So unterstützt Funk

Hat ein Arbeitnehmer sich am Arbeitsplatz infiziert (das nachzuweisen ist allerdings sehr schwierig) kommen grundsätzlich Schadenersatzansprüche gegen den Arbeitgeber in Betracht, wenn dieser nachweislich und in vorwerfbarer Weise gegen Arbeitsschutzstandards verstoßen hat und diese kausal für die Erkrankung des Arbeitnehmers gewesen sind. Für diese Ansprüche haben die Unternehmen grundsätzlich Versicherungsschutz über die Betriebshaftpflicht-Versicherung, sofern nicht vorsätzlich gehandelt wurde.

Mehr zur Haftpflicht-Versicherung

Allgemeine Regelungen

  • Mitarbeiter und Besucher müssen jederzeit einen Mindestabstand von 1,50 Meter einhalten.
  • Mitarbeiter sollten sich die Hände regel­mäßig waschen. Dafür müssen Unter­nehmen ausreichend Seife, Desinfektions­mittel und Papier­handtücher zur Verfügung stellen.
  • Mitarbeiter sollten dafür sensibilisiert werden, nicht krank zur Arbeit zu kommen. Sie sollen in die Armbeuge niesen oder husten und auf Händeschütteln verzichten.
  • Bei Verdachtsfällen sollte es einen Prozess geben, wie der Arbeitgeber und die Kollegen informiert werden.
  • Besuche sollten dokumentiert werden. Personen, die sich durch mehrere Räume bewegen, z. B. Reinigungspersonal oder die Hauspost, sollten mit Mund-Nasen-Masken ausgestattet werden.
  • Räume sollten ausreichend häufig gereinigt werden.
  • Arbeitskleidung darf nur personenbezogen benutzt werden und muss gut gelagert und gereinigt werden.

Regelungen für einzelne Räume

  • Auch am direkten Arbeitsplatz muss der Mindestabstand eingehalten werden. Idealerweise sitzt in einem Raum nur eine Person. Ist das nicht möglich, können Trennwände aufgestellt werden.
  • In Räumen, die gemeinschaftlich genutzt werden (Werkshalle, Kopierraum, Aufzug), sollten jeweils Angaben zur Maximalpersonenanzahl gemacht werden. Eine Verlängerung von Arbeits- und Pausenzeiten kann für Entlastung sorgen.
  • Am Empfang, in Verkaufsräumen und an anderen Orten mit Publikumsverkehr können Markierungen auf den Boden geklebt und Hinweisschilder angebracht werden, damit Abstände eingehalten werden.
  • Als Signal, dass auch in Konferenzräumen Abstand zu halten ist, können einige Stühle oder Tische aus dem Raum gestellt werden.
  • Alle Räume sollten regelmäßig gelüftet werden.

 

Außerhalb des Unternehmens

  • Reisen und Kundentermine sollten auf ein sinnvolles Maß reduziert werden und stattdessen z. B. per Videokonferenz stattfinden. Lassen sich Präsenzveranstaltungen nicht vermeiden, gilt es auch hier, die Abstandsregeln einzuhalten.
  • Bei Arbeitsabläufen außerhalb der Betriebsstätte muss ebenfalls auf Mindestabstand geachtet werden. Ist dies bei der auszuführenden Tätigkeit nicht möglich, sollten feste Teams gebildet werden, die zusammenarbeiten, um wechselnde Kontakte zu vermeiden.
  • Firmenfahrzeuge sollten mit Utensilien zur Handhygiene und Desinfektion ausgestattet und von möglichst wenigen Mitarbeitern zugleich genutzt werden.
  • Personen aus Risikogruppen sollten sich am besten gar nicht auf dem Betriebsgelände aufhalten. Das Robert Koch Institut definiert als Risikogruppen ältere Personen, Raucher, stark adipöse Menschen, Personen mit bestimmten Vorerkrankungen sowie Schwangere.

Beispiel für einen Stufenplan zur Rückkehrstrategie

Wie schnell eine Rückkehr erfolgen sollte, hängt von der jeweiligen Branche und der aktuellen Marktlage ab.

Schritt für Schritt zurück

Haben Unternehmen einen individuellen Leitfaden erstellt,der das jeweilige Betätigungsfeld und die örtlichen Gegebenheiten berücksichtigt, gilt es, die Mitarbeiter zu informieren. Alle müssen die neuen Leitlinien kennen. Hinweistafeln in Büros, Fluren und Lagern sowie Ansprechpartner für Rückfragen unterstützen bei der Umsetzung. Nun können die Mitarbeiter aus Home-Office (oder der Kurzarbeit) zurückgeholt werden. Dabei ist es sinnvoll, schrittweise vorzugehen und noch nicht die Vollauslastung als Ziel zu definieren. So können Risikogruppen weiterhin geschützt bleiben und es sind nicht zu viele Personen gleichzeitig auf dem Betriebsgelände. Das ist wichtig für das Risikomanagement, damit bei Krankheitsfällen kein größerer Teil der Beschäftigten krank wird. Gibt es einen Betriebsrat, sollte dieser gut eingebunden werden. In diesem Zusammenhang müssen auch Betriebsvereinbarungen oder gesetzliche Bestimmungen Beachtung finden. Die Rückkehr sollte zudem nach klaren, offen kommunizierten Kriterien erfolgen, z. B. kann es Sonderregeln für Mitarbeiter mit Betreuungsauftrag geben.

Auf die geänderten Bedingungen am Markt reagieren

Grenzen sind noch geschlossen, Waren werden verzögert transportiert oder die Nachfrage ist gesunken: In vielen Branchen haben sich die Bedingungen am Markt spürbar geändert. Darauf gilt es zu reagieren. Für viele Unternehmen aus der Industrie stehen Lieferketten bei diesen Betrachtungen an erster Stelle. Hierzu sollte Transparenz geschaffen werden, und zwar für alle Standorte, Werke und Auslandsgesellschaften. Welche Warenströme fließen wieder, welche nicht? Dabei sollten die Lieferanten nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen, nach ihrer Lieferfähigkeit und Insolvenz wahrscheinlichkeit bewertet werden.

Auf der anderen Seite fragen sich auch Lieferanten, wie solvent ihre Abnehmer sind. Die Lieferanten, die die Kunden kreditieren können und damit einen Beitrag zu deren Liquiditätssicherung leisten, haben plötzlich einen Wettbewerbsvorteil. Deswegen ist es clever zu prüfen, ob eine Warenkredit-Versicherung in Frage kommt. Außerdem hat die Regierung ein umfassendes Schutzschild für die Wirtschaft entworfen. Neben steuerlicher Liquiditätshilfe können auch Angebote der staatlichen Kreditanstalt für Wiederaufbau oder der Landesbanken in Frage kommen. Auf unserer Webseite erfahren Sie mehr zu den konkreten Hilfen vom Staat. 

Das Risikomanagement macht es jetzt sinnvoll, dass Unternehmen konkrete Szenarien durchdenken und die Strategie daraufhin überprüfen und anpassen. Wie hat sich die Nachfrage verändert und welche Entwicklung ist zu erwarten? Auch das Thema Kosten steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Zu Recht: Neue sowie regelmäßige Investitionen sollten genau geprüft werden, zugleich sollten alle Abteilungen nach Kostensparpotenzialen Ausschau halten. Wichtig: Auch Zeit ist Geld. Ein weiteres Ziel könnte deshalb sein, Prozesse effizienter und schlanker zu gestalten.

 

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Gratis-Software zu Corona-Risiken

Aus aktuellem Anlass hat Funk eine Corona-Version der Risikomanagement-Software RIMIKS X aufgelegt. Die Basisversion davon ist kostenlos und unterstützt Risikomanager und Entscheider dabei, Corona-Risiken ganz konkret zu identifizieren, zu beschreiben und zu priorisieren.

Mehr zur RIMIKS X Corona-Version

Mehr Transparenz zu Lieferketten

Die Betriebsunterbrechungsanalyse „Smart BUCheck“ von Funk identifiziert kritische Pfade entlang der Lieferketten des betrachteten Unternehmens. Anschließend erarbeiten die Funk-Experten gemeinsam mit dem Unternehmen Ansätze zur Reduktion von Abhängigkeiten der Risiken. 

Mehr zum Smart BU-Check

Liquidität sicherstellen

Das Coronavirus rüttelt die Wirtschaft kräftig durch. Für Lieferanten kann es deshalb sinnvoll sein, sich mit einer Warenkredit-Versicherung gegen die Insolvenz von Abnehmern zu wappnen. Hierbei ist besonders interessant, dass der Staat die Kreditversichereraktuell mit einem Milliarden-Schutzschirm unterstützt. Davon profitieren Unternehmen.

Mehr zur Kredit-Versicherung


Die Aufgaben der Bereiche überprüfen

Was sich die Geschäftsführung mit dem Blick für das ganze Unternehmen fragt, sollte auch jede Abteilung für den eigenen Wirkungskreis durchspielen: Müssen Prozesse angepasst werden? Was ist jetzt wichtig? Wir haben einige zentrale Themen zusammengestellt:

  • Beschaffung und Transport: Die Übergabe von Waren sollte aktuell kontaktlos erfolgen. Wichtig für Warentransport- und Verkehrshaftungspolicen: Unternehmen sollten im Schadenfall einen Nachweis über den Erhalt oder die Übergabe der Ware vorweisen können. Aufgrund der gesetzlichen Abstandsregelungen entfallen aber handschriftliche Übernahmequittungen. Eine Alternative können aussagekräftige Fotos oder der Austausch von digitalen Daten zwischen Lieferant und Abnehmer sein. Diese sollten Unternehmen archivieren.
  • Produktion: Vor der Wiederinbetriebnahme muss die Standortsicherheit wiederhergestellt werden. Dazu gehören z. B. Zugangsberechtigungen zu Gebäuden, Sicherheitssysteme, Sicherheitseinrichtungen, Wachschutz und Anmeldeverfahren für externe Lieferanten.Unternehmen sollten eine gründliche Selbstinspektion der Betriebsstätten durchführen, einschließlich aller Gebäude und Ausrüstungen, um unsichere Zustände zu erkennen und zu korrigieren. Außerdem sollten wieder Revisionen, Inspektionen, Tests und Instandhaltungsverfahren aufgenommen werden, die seit der Abschaltung möglicherweise unterblieben sind.
  • IT: Viele Unternehmen haben die Krise genutzt, um Prozesse zu digitalisieren. Dafür braucht es einen guten IT-Support. Das beinhaltet sowohl die IT-Hotline für Technikfragen aller Art als auch Leitfäden für neue Tools. Außerdem sollte der Versicherungsschutz nicht vergessen werden (siehe Kasten).
  • Personal: Neben der Personalentwicklung (Stichwort: Digitalisierung) steht bei einigen Unternehmen auch das Thema Kurzarbeit und die Auswirkungen auf die betriebliche Altersvorsorge auf der Agenda.› Vertrieb: Dienstreisen sind möglich, wenn Hygiene und Abstandsregelungen eingehalten werden, aber nicht immer nötig. Videokonferenzen oder Telefonate sind Alternativen, die es abzuwägen gilt. Wichtig sind hierbei kurze und prägnante Unterlagen, die gemeinsam besprochen werden.
  • Marketing: Statt Kick-off-Veranstaltungen und Events kann das Marketing künftig virtuelle Präsenz schaffen. Hier sollte sorgsam abgewogen werden, für welchen Ansprechpartner welcher Kanal der beste ist. Doch die Pandemie hat gezeigt, dass auch virtuelle Verbindungen echte Beziehungen schaffen.
  • Kommunikation: Ob Kunde, Partner oder Mitarbeiter, es ist wichtig, in Kontakt zu bleiben, viel zu kommunizieren und die Menschen dort zu erreichen, wo sie gerade sind. Hier zählt vor allem Flexibilität: Wenn ein Unternehmen Know-how zu verschiedenen Kommunikationstools aufgebaut hat, kann es schnell die richtige Botschaft im richtigen Kanal senden.

So unterstützt Funk

Viele Unternehmen haben Prozesse auf die Schnelle digitalisiert. Das stellt Mitarbeiter vor neue technische Heraus­forderungen. Cyber-Kriminelle nutzen diese Situation aus. Mit einer Cyber-Versicherung und einer Vertrauensschaden-Versicherung sind Unternehmen gegen diese neuen Risiken gerüstet.

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Dazulernen und das neue Miteinander gestalten

Wenn die gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind und die Strategie im ganzen Unternehmen geprüft wurde, ist die Zeit, zu agieren statt zu reagieren. Unternehmen sollten nach vornschauen und prüfen, welche neuen Prozesse sie beibehalten. Hier können zum Beispiel Umfragen unterstützen. In manchen Unternehmen deckt die Coronakrise auch Ineffizienzen in Abteilungen auf oder macht das Potenzial einzelner Mitarbeiter bewusst, die mit Flexibilität und Kreativität überzeugen. So hat jede Krise auch etwas Gutes – wenn man daraus lernt. Es gilt nun, das Unternehmen für künftige Krisen zu rüsten und resilienter zu machen. Dabei können zum einen die Erfahrungen der vergangenen Monate helfen, zum anderen ein professionelles Business Continuity Management.

Gut aufgestellt sind Unternehmen, die nicht nur digitaler werden, sondern auch anpassungsfähig, weil sich Märkte heute schneller verändern. Dabei muss nicht gleich derganze Betrieb umgekrempelt werden. Stattdessen können Führungskräfte agile Methoden ausprobieren, wo sie sich anbieten. Zum Beispiel können Teams nach dem Abschlussvon Projekten oder Großaufträgen in einer Retrospektive reflektieren, wie die Zusammenarbeit war. Durch die Coronakrise ist vielerorts auch das Bewusstsein dafür gestiegen, wie wichtig Gesundheit ist. Wenn Mitarbeiter Krankheitssymptome ernst nehmen und Wert auf die Hygiene legen, kommt das dem Unternehmen spätestens dann zu Gute, wenn wieder Grippezeit ist.

So unterstützt Funk

Die Coronakrise zeigt, wie wichtig ein gutes Krisenmanagement ist. Mit einem Business Continuity Management (BCM) stärken Unternehmen in sechs Schritten ihr Immunsystem und rüsten sich für künftige Krisen.

Mehr Infos zu BCM

Best Practice: Wie andere Unternehmen diese Themen angehen

Überstunden spenden

Schulen und Kindergärten öffnen nur zögerlich. Es zeichnet sich ab, dass Eltern in den nächsten Wochen und vielleicht sogar Monaten weiterhin als Betreuer und Hilfslehrer im Einsatz sind. Das stellt viele Arbeitnehmer vor eine Herausforderung, denn eine Koordination von Job und eigener Kinderbetreuung ist ein schwieriger Balance-Akt. In einigen Unternehmen – auch bei Funk – können Mitarbeiter deshalb Überstunden spenden. Der Spender gibt freiwillig einige seiner angehäuften Überstunden ab. Der Empfänger, der bestimmte, festgelegte Kriterien erfüllen muss, kann diese Stunden dann anonym erhalten. Nötig sind dafür je ein Formular für Stundenspender und -empfänger sowie ein Team, das die Aktion koordiniert.

Schwarmintelligenz nutzen

Wie können Kosten gespart werden? Einige Unternehmen setzen hier auf ein Vorschlagswesen, an dem sich alle Mitarbeiter beteiligen können. Reicht jemand eine Idee ein, die umgesetzt wird, gibt es eine Geldprämie, z. B. 20 % der eingesparten Kosten (pro Jahr) einmalig als Bonus. Diese Aktion fördert nebenbei das unternehmerische Denken der Mitarbeiter und das Kostenbewusstsein.

Helfer für Videokonferenzen

Jeder, der schon einmal eine Stunde oder länger in einer Videokonferenz verbracht hat, weiß: Das kann anstrengend werden. Mehrere Teilnehmer reden gleichzeitig und man versteht gar nichts mehr. Und dann schweigen plötzlich alle, um den anderen nicht ins Wort zu fallen. Gegen Gesprächs­chaos helfen klare Meetingregeln und ein Moderator, der durch den Termin führt. Einige Unternehmen schwören bei internen Konferenzen auf kleine Schilder. Damit können die Teilnehmer „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ zeigen und müssen sich nicht extra zu Wort melden. Hilfreich ist auch ein Leitfaden für Video­konferenzen, der den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Darin finden nicht nur Tipps zum Umgang mit der Technik Platz, sondern auch Regeln zu Kleidungsstil und Verhalten.

28.05.2020

Ihr Ansprechpartner

Dr. Alexander Skorna Ansprechpartner bei Funk
Dr. Alexander Skorna
+49 40 35914-0
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