Wie Business Continuity Management die Abwehrkräfte von Unternehmen stärkt

21.06.2017 - Eine Unterbrechung der Geschäftstätigkeit ist für Unternehmen der ‚Worst Case‘. Mit einem wirksamen Business Continuity Management können sie im Krisenfall rasch reagieren und die Fortführung der Geschäftsprozesse sicherstellen.

 

Vor Krankheiten ist keiner gefeit. Die Heilungschancen sind aber umso besser, je stärker das Immunsystem trainiert ist. Ähnlich ist es auch bei Unternehmen: Ereignisse wie politische Entwicklungen oder Naturkatastrophen können handfeste Krisen auslösen, wenn dadurch der Betrieb unterbrochen wird. Gleichzeitig funktionieren Unternehmen ähnlich wie ein lebendiger Organismus: Sie können sich den Herausforderungen des Marktes anpassen und ihre Wertschöpfungsprozesse durch individuelle Widerstandskräfte schützen.

Voraussetzung dafür ist ein starkes eigenes Immunsystem, das die Widerstandsfähigkeit gegen äußere Gefahren und Risiken erhöht. Mit der Einführung eines Business Continuity Managements (BCM) können sich Unternehmen auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereiten. Produktionsprozesse lassen sich so im Notfall schnell wiederherstellen. Das stellt nicht nur die Wertschöpfung und Lieferfähigkeit sicher, sondern schützt auch die Reputation des Unternehmens als zuverlässiger Geschäftspartner.

Großflächige Krisenereignisse wie beispielsweise der Ausfall von kritischen Großlieferanten oder Naturkatastrophen wie Hochwasser treffen meist mehrere Unternehmen einer Branche gleichzeitig. Hier verschafft BCM einen zeitlichen Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmern und damit einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Funk unterstützt Unternehmen je nach Bedarf über sämtliche BCM-Projektphasen hinweg und ermöglicht die entsprechende Zertifizierung nach einschlägigen Normen wie zum Beispiel ISO 22301. Dafür muss das BCM als rollierender Lifecycle aufgebaut sein. Denn nur durch die stetige Wiederholung der einzelnen Phasen kann ein Unternehmen kontinuierlich sein BCM verbessern und das eigene Immunsystem dauerhaft stärken.

 

Die Phasen des BCM-Prozesses

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Grundlage für eine Standortbestimmung sind die betriebseigenen Absenz- und Personaldaten. Diese werden mit den Erfahrungswerten und Marktdaten von Funk sowie mit öffentlich zugänglichen Daten von statistischen Ämtern oder wissenschaftlichen Studien verglichen. Durch die professionelle Interpretation der dabei festgestellten Auffälligkeiten werden aus Daten Informationen, die ein firmenindividuelles Benchmarking ermöglichen. Ziel der Erkenntnisse ist es, Handlungsempfehlungen zu absenzmindernden Massnahmen und zur Optimierung von Versicherungslösungen zu entwickeln.

Die direkten Kosten der Absenzen (Lohnfortzahlung, Taggeld, Invalidenrente, Administrationskosten, weitere Budgets) zeigen die finanzielle Tragweite und dienen als Grundlage der Sensibilisierung aller Beteiligten, vor allem aber zur Zielsetzung und Erfolgsmessung.

Es gilt verschiedene Faktoren zu koordinieren. Fehlanreize wirken beispielsweise verheerend. Infolge Prämienbefreiung in den Sozialversicherungen (1. Säule und UVG, in der Pensionskasse häufig ab dem 91. Tag) und der Krankentaggeldversicherung kommen langzeitabwesende Mitarbeitende in eine Zwickmühle, wenn sie Ende des Monats mehr Geld fürs Zuhausebleiben als fürs Arbeiten bekommen. Auch wichtig: Wenn kein Betreuungsprozess für den Umgang mit abwesenden Mitarbeitenden definiert ist, geht die Verbindung zum Unternehmen verloren und Mitarbeitende können sich sogar unerwünscht fühlen.

Aus den Erkenntnissen der Absenzanalyse ergeben sich auch Folgerungen für die Personalversicherungen. Aufgrund der Gesamtdaten lassen sich zum Beispiel die kurzfristigen mit den langfristigen Absenzkosten vergleichen und interpretieren. Aufgrund der transparenten Datenlage sind zusätzliche Berechnungen möglich. Beispielweise lässt sich die für das Unternehmen optimale Wartefrist für die Krankentaggeldversicherung eruieren. Derartige Modellrechnungen umfassen nicht nur Prämien und Lohnfortzahlung während der Wartefrist, Prämienbefreiungen, allfällige Überschussbeteiligung und andere Komponenten, sondern zeigen auch, ob eine Taggeldversicherung aus finanzieller Sicht überhaupt sinnvoll ist. Die gewonnenen Erkenntnisse und Daten stärken die Verhandlungsposition gegenüber den Versicherern. Eine Prämieneinsparung bis 20 Prozent ist oftmals allein durch eine fundierte Bereinigung des Zahlenmaterials zu erwarten. Auch werden die vom Versicherer verlangten Dienstleistungen präzis im Ausschreibungsprofil erfasst. Die Dienstleistungen sind neben Prämie und Bedingungen das wichtigste Entscheidungskriterium. 

In der Validierungs-Phase werden die Pläne getestet und gepflegt sowie die Business-Continuity-Prozesse überprüft. Ein jährlich wiederkehrender „Wartungsprozess“ ist ratsam, da sich die Rahmenbedingungen und somit auch die Risikolandschaft für Unternehmen schnell verändern können.

Die fortwährende Verankerung des BCM in der Unternehmenskultur steht im Zentrum. Die Mitarbeiter sollen die proaktive BCM-Philosophie kennen und diese täglich berücksichtigen.



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