Trotz Schadenereignis handlungsfähig bleiben – Mit dem Stufenplan von Funk Strukturen für den Ernstfall schaffen

Wer schon einmal einen Notfall erlebt hat oder eine Unternehmens­krise miterleben musste, kennt die Tücken eines Schadenereignisses. Wo eben noch klare Abläufe und Prozesse gut funktioniert haben, muss plötzlich unter hohem Druck entschieden werden. Unsicherheiten, wie sich die Entscheidungen auf den Verlauf des Notfalls auswirken werden, führen zusätzlich zu einer Belastung.

Nicht zuletzt hat die Corona-Krise gezeigt, dass eine gute Notfallplanung, flankiert von klarer Krisenkommunikation, existenziell für das Überleben eines Unternehmens sein kann. Doch was muss ein Notfallplan beinhalten? Wie sollte er strukturiert sein? Und was muss beim Aufbau einer Krisenorganisation beachtet werden? All diese Fragen muss ein Unternehmen stellen – am besten vor einem Schadenfall.

Die Bausteine eines professionellen Notfallmanagements – Funk unterstützt bei der Implementierung.

 

1. Stufe: Notfallpläne – Schaden minimieren durch konkrete Handlungsanweisungen

Ein guter Notfallplan stellt Maßnahmen für den Ernstfall in Form einer strukturierten Checkliste zur Verfügung. Mit dieser Hilfe kann man im Schadenfall Zeit gewinnen und schnell reagieren.Oberstes Ziel ist dabei immer die Rettung von Leben und Fürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern und Gästen sowie Schutz der Sachwerte des Unternehmens. Notfallpläne orientieren sich an den wahrscheinlichsten und/oder schwerwiegendsten Gefährdungen des jeweiligen Unternehmens. Dies können bspw. Naturkatastrophen, Brand/Explosionen oder der Ausfall technischer Ressourcen bzw. kritischer Infrastrukturen sein. Die Anzahl der abgebildeten Szenarien ist jedoch weniger entscheidend als die Qualität der Inhalte und die darauf abgestimmten Übungen. 

„Jeder Profi trainiert, um in Stresssituationen handlungsfähig zu sein. Emotionale Entscheidungen unter Druck sind menschlich, jedoch nicht immer zielführend“.

Hendrik Löffler, Mitglied der Geschäftsleitung von Funk

Grundbestandteile der Notfallplanung sind neben den in Unternehmen immer vorhandenen, separaten Evakuierungsplänen und dem Erste-Hilfe-Plan die Ablaufpläne und Checklisten mit konkreten Handlungsanweisungen, Meldeketten sowie die Benennung von Notfallteams.

Damit in Extremsituationen die Abläufe stimmen, müssen zudem Übungen definiert und regelmäßig trainiert werden. Nur so können sich alle Mitarbeiter an die Abläufe gewöhnen. In einem Notfall ist keine Zeit für Fragen, Diskussionen oder Zweifel. 

Wesentlicher Bestandteil eines Notfallplanes sind auch die Definitionen in Bezug auf die Eskalationsstufen – denn trotz aller Sorgfalt und Planung kann es passieren, dass sich ein Schadenereignis zu einer Krise auswächst. 

2. Stufe: Krisenmanagement – Der doppelte Boden im Schadenfall 

Krisen haben eine größere Intensität als ein Notfall. Sie zeichnen sich in der Regel dadurch aus, dass es sich um eine in Teilen unkontrollierbare Situation mit meist ungewissem Ausgang handelt. Krisen erfordern besondere Bewältigungsstrukturen, die eine flexible, kreative, strategische und kontinuierliche Reaktion ermöglichen. Wichtiger denn je ist es daher, mit einer adressatengerechten, proaktiven Kommunikation, intern als auch extern, auf die aktuellen Gegebenheiten zu reagieren.

Den Kern der Krisenorganisation bildet der Krisenstab. Dieser führt die durch eine Krise betroffenen Unternehmensbereiche und löst in diesen Fällen die Verantwortung der Linienorganisation ab. Der Krisenstab ist gegenüber den betroffenen Bereichen weisungsbefugt. In der Regel entscheidet der Vorstand oder die Geschäftsführung über das Vorliegen einer Krise und definiert die betroffenen Unternehmensbereiche. Wesentliche Aufgaben des Krisenstabs sind die Steuerung von Sofortmaßnahmen mit dem Ziel, die Kontrolle über die Krise schnellstmöglich zurückzugewinnen. Der Krisenstab dokumentiert das Vorgehen, koordiniert die Kommunikation nach innen und außen (Stakeholder, z. B. Kunden, Lieferanten, Behörden, Anwohner, Medien), achtet auf die Einhaltung der Compliance und leitet Maßnahmen zur Klärung der Krisenursache ein. Auch die Entscheidung über eine formale Beendigung der Krise trifft der Vorstand / der Krisenstab und leitet die Rückkehr zu einem (vorläufigen) Normalzustand ein. 

Unternehmen sind gut beraten, Notfall- und Krisenpläne aufeinander abzustimmen und regelmäßig zu überprüfen. Nur so erhält eine Organisation die Fähigkeit, trotz einer Störung, Produkte und/oder Dienstleistungen auf einem akzeptablen, vordefinierten Level liefern zu können. Funk unterstützt bei dem Aufbau einer integrativen Krisenorganisation und stellt im Rahmen eines Coaching-Ansatzes unterschiedliche Bausteine  für Unternehmen zur Verfügung.. Dabei orientiert sich Funk bei der Projektdurchführung am deutschen Standard 2000-3 „Krisenmanagement“ des Wirtschaftsgrundschutzes.

 

3. Stufe: BCM – Ein Rahmenwerk zur Stärkung der Resilienz des Unternehmens

Das Ziel eines ganzheitlichen Business Continuity Managements ist es, Schäden durch Prävention zu verhindern bzw. effektiv und effizient reagieren zu können, falls doch ein Schaden eintritt.

Die Implementierung und Pflege des dafür notwendigen Managementsystems erfolgt über den BCM-LifeCycle, einen klassischen Plan-Do-Check-Act-Zyklus. Damit die Reaktion im Krisenfall möglichst reibungslos funktionieren kann, müssen alle Zahnräder ineinandergreifen. 

Deshalb werden die Teildisziplinen Notfall- und Krisenmanagement in das BCM integriert und um den nachfolgenden Aspekt der Wiederherstellung der kritischen Geschäftsprozesse angereichert. Die Umsetzung erfolgt anhand der Business Continuity Pläne, welche das dafür notwendige Vorgehen und die Ressourcen definieren. 

Zur detaillierten Beschreibung der Vorgehensweise und Inhalte eines BCMs.

 

4. Stufe: Das Management Adventure – Awareness und Verständnis schaffen für Zusammenhänge

Unabhängig davon, auf welcher Krisenorganisationsstufe sich ein Unternehmen befindet, ist es wesentlich, die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter im Unternehmen auf unternehmensrelevante Schaden-ereignisse zu lenken. Durch regelmäßige Übungen und vielfältige Schnittpunkte im Unternehmen wird die Wahrnehmung geschärft. Offene Fragen und blinde Flecken des eigenen Verhaltens können so am besten reflektiert werden. Ein abwechslungsreiches Übungsportfolio ist daher unabdingbar und kann sogar spielerisch gestaltet werden. 

Starten Sie jederzeit Ihr persönliches „Management Adventure“ – online und kostenfrei.

Jetzt spielen

Das durch die Funk Stiftung geförderte Serious Game „Management Adventure“ ermöglicht es den Spielern, vielfältige Herausforderungen rund um die Themen Produktsicherheit und Produktrückruf sowie Krisenmanagement zu meistern. Hendrik Löffler sagt dazu: „Das ‚Management Adventure‘ bietet die Möglichkeit, realistische Risikoszenarien im wahrsten Sinne des Wortes durchzuspielen und direktes Feedback zu erhalten. Der Lerneffekt und die Erkenntnisentwicklung sind so besonders groß“. Im Rahmen eines neuen Seminars verknüpft Funk den hohen Wert des Serious Games mit Ansätzen aus dem Risikomanagement. Die Synergieeffekte daraus bieten den Teilnehmern einen umfassenden Überblick und steigern den Lerneffekt für die unternehmerische Praxis.

15.06.2020

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